W dniu 12 lipca 2019 roku rozpoczyna funkcjonowanie ustawa z dnia 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych. Publikacje pojawiające się w ostatnim czasie w „przestrzeni internetowej” skupiają się głównie na dwóch głównych tematach:

1. firmy transportowe kopiują dokumenty
2. odpowiedzialność za kopiowanie to nawet kara pozbawienia wolności do 2 lat.

Większość przywołanych publikacji pomija dość istotną kwestię: czy przewoźnik (bądź jakikolwiek inny przedsiębiorca) ma podstawę prawną, a także potrzebę kopiowania dokumentów. Po wtóre pomija się dość istotny element jak definicję repliki (kopii), której wykonywanie z naruszeniem przepisów ustawy jest karane.

ZATEM: CZY KOPIUJEMY DOKUMENTY?

Warunki gromadzenia dokumentacji w aktach osobowych są ściśle uregulowane. Większość przewoźników błędnie przyznaje sobie prawo do kopiowania prawa jazdy / karty kierowcy / świadectwa ADR itp. niejako z urzędu. Tymczasem zasady przetwarzania jakichkolwiek danych, w tym kopiowania poszczególnych dokumentów, uregulowane są ściśle w (dosłownie) kilku aktach prawnych:

1. Kodeks pracy: art. 22 (1) – przepis ten pozwala na zbieranie danych w zakresie niezbędnym do realizacji procesu zatrudnienia i nadzoru (bez sporządzania kopii tzw. dokumentów publicznych tj. prawa jazdy, dowodu osobistego itp.)
2. Rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej – zawiera szczegółowy wykaz dokumentów, jakie powinny znaleźć się w aktach osobowych (także nie zawiera obowiązku „kserowania” dokumentów publicznych),
3. Ustawa o transporcie drogowym – art. 39l ust. 1 pkt 3 – zawiera obowiązek kopiowania do dokumentacji wyłącznie orzeczeń lekarskich i psychologicznych,
4. Rozporządzenie 2016/679/UE – art. 6 – kopiowanie dokumentów musi się odbywać na konkretnej podstawie prawnej bądź musi wynika z prawnie uzasadnionych interesów administratora,
5. Ustawa o dokumentach publicznych – art. 2 ust. 1 pkt 6 – replika (kopia) dokumentu publicznego może być sporządzona do celów służbowych i zawodowych (pracowniczych) wyłącznie na podstawie konkretnych przepisów.

Przepisy nowej ustawy wskazują jednoznacznie (art. 5 ust. 2), że dokumentami publicznymi, podlegającymi szczególnej ochronie przed kopiowaniem są: dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, karta do tachografu cyfrowego, zaświadczenie ADR. Co ciekawe, replika (kopia) wykonana z pomniejszeniem lub powiększeniem oryginału (poniżej 75% lub powyżej 120%) traci charakter repliki, zatem nie podlega ochronie w rozumieniu przepisów o dokumentach publicznych. Mimo tego sporządzenie nawet takiej repliki (kopii) wymaga konkretnego uzasadnienia prawnego choćby ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych.

Reasumując należy przyjąć, że:

1. DOWODU OSOBISTEGO – nie kopiujemy, ale przepisujemy dane niezbędne do zawarcia umowy o pracę,
2. PRAWA JAZDY – nie kopiujemy, ale przepisujemy dane niezbędne do sprawowania procesu nadzoru (np. do celów okresowej weryfikacji posiadanych uprawnień),
3. KARTY KIEROWCY DO TACHOGRAFU – nie kopiujemy, ale przepisujemy dane identyfikacyjne karty niezbędne do sprawowania procesu nadzoru.

WYJĄTEK

Kopiowanie dokumentów jest niezbędne do celów uzyskania świadectwa kierowcy dla kierowcy spoza UE – wynika to wprost z przepisów art. 32b ust. 5 ustawy o transporcie drogowym. Zgodnie z tym przepisem do celów uzyskania świadectwa należy organowi przesłać kopię dokumentu tożsamości (np. paszportu) oraz prawa jazdy. W tym przypadku kopię wskazanych dokumentów należy sporządzić wyłącznie do tych celów (nie pozostawia się ich w aktach osobowych), zaś przyczyna sporządzenia kopii musi być na piśmie przedstawiona kierowcy. Dokumenty w postaci kopii należy również odpowiednio zabezpieczyć w rozumieniu przepisów RODO.

 KILKA SŁÓW O ODPOWIEDZIALNOŚCI

Panika związana z górną granicą odpowiedzialności, tj. zagrożeniem karą pozbawienia wolności, jest całkowicie nieuzasadniona. Przede wszystkim przepisy karne nie przewidują „z automatu” kary pozbawienia wolności, lecz wprowadzają szereg procedur karnych. Zgodnie z art. 58 ustawy „Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”. Zatem nieuprawnione kopiowanie dokumentów pracowników z doświadczenia życiowego kończyć się będzie potencjalnie grzywną. Stwierdzenie „potencjalnie” jest o tyle na miejscu, iż komentowana ustawa w zakresie prowadzenia ewentualnych kontroli (organów, trybów itp.) jest skrajnie niedopracowana, zatem w chwili obecnej nie sposób określić, kto by miał wszczynać postępowania kontrolne i prowadzić postępowania wykroczeniowe z tytułu naruszenia przez przewoźnika zakazu kopiowania poszczególnych dokumentów.

A JEŚLI JUŻ DOKUMENTY MAM SKOPIOWANE?

Jeżeli w aktach osobowych przechowuje  się kopie dokumentów publicznych w rozumieniu wskazanej ustawy, przydałoby się je „oficjalnie” usunąć. Najlepiej „powyciągać” z akt osobowych kopie dokumentów, przepisać z nich dane istotne do celów prowadzonej działalności, a następnie komisyjnie zniszczyć (np. przy użyciu niszczarki) bądź zwrócić osobie, do której należą skopiowane dokumenty. Wszystkie te procedury należy zaprotokołować (zarówno zniszczenie komisyjne jak i zwrot właścicielowi), zaś odpis protokołu należy umieścić w aktach osobowych jako dokument uzasadniający przyczynę usunięcia dokumentów z akt osobowych w trakcie trwania zatrudnienia.