W dniu 12 lipca 2019 roku rozpoczyna funkcjonowanie ustawa z dnia 22 listopada 2018 roku o dokumentach publicznych. Publikacje pojawiające się w ostatnim czasie w „przestrzeni internetowej” skupiają się głównie na dwóch głównych tematach:

1. firmy transportowe kopiują dokumenty
2. odpowiedzialność za kopiowanie to nawet kara pozbawienia wolności do 2 lat.

Większość przywołanych publikacji pomija dość istotną kwestię: czy przewoźnik (bądź jakikolwiek inny przedsiębiorca) ma podstawę prawną, a także potrzebę kopiowania dokumentów. Po wtóre pomija się dość istotny element jak definicję repliki (kopii), której wykonywanie z naruszeniem przepisów ustawy jest karane.

ZATEM: CZY KOPIUJEMY DOKUMENTY?

Warunki gromadzenia dokumentacji w aktach osobowych są ściśle uregulowane. Większość przewoźników błędnie przyznaje sobie prawo do kopiowania prawa jazdy / karty kierowcy / świadectwa ADR itp. niejako z urzędu. Tymczasem zasady przetwarzania jakichkolwiek danych, w tym kopiowania poszczególnych dokumentów, uregulowane są ściśle w (dosłownie) kilku aktach prawnych:

1. Kodeks pracy: art. 22 (1) – przepis ten pozwala na zbieranie danych w zakresie niezbędnym do realizacji procesu zatrudnienia i nadzoru (bez sporządzania kopii tzw. dokumentów publicznych tj. prawa jazdy, dowodu osobistego itp.)
2. Rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej – zawiera szczegółowy wykaz dokumentów, jakie powinny znaleźć się w aktach osobowych (także nie zawiera obowiązku „kserowania” dokumentów publicznych),
3. Ustawa o transporcie drogowym – art. 39l ust. 1 pkt 3 – zawiera obowiązek kopiowania do dokumentacji wyłącznie orzeczeń lekarskich i psychologicznych,
4. Rozporządzenie 2016/679/UE – art. 6 – kopiowanie dokumentów musi się odbywać na konkretnej podstawie prawnej bądź musi wynika z prawnie uzasadnionych interesów administratora,
5. Ustawa o dokumentach publicznych – art. 2 ust. 1 pkt 6 – replika (kopia) dokumentu publicznego może być sporządzona do celów służbowych i zawodowych (pracowniczych) wyłącznie na podstawie konkretnych przepisów.

Przepisy nowej ustawy wskazują jednoznacznie (art. 5 ust. 2), że dokumentami publicznymi, podlegającymi szczególnej ochronie przed kopiowaniem są: dowód osobisty, paszport, prawo jazdy, karta do tachografu cyfrowego, zaświadczenie ADR. Co ciekawe, replika (kopia) wykonana z pomniejszeniem lub powiększeniem oryginału (poniżej 75% lub powyżej 120%) traci charakter repliki, zatem nie podlega ochronie w rozumieniu przepisów o dokumentach publicznych. Mimo tego sporządzenie nawet takiej repliki (kopii) wymaga konkretnego uzasadnienia prawnego choćby ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych.

Reasumując należy przyjąć, że:

1. DOWODU OSOBISTEGO – nie kopiujemy, ale przepisujemy dane niezbędne do zawarcia umowy o pracę,
2. PRAWA JAZDY – nie kopiujemy, ale przepisujemy dane niezbędne do sprawowania procesu nadzoru (np. do celów okresowej weryfikacji posiadanych uprawnień),
3. KARTY KIEROWCY DO TACHOGRAFU – nie kopiujemy, ale przepisujemy dane identyfikacyjne karty niezbędne do sprawowania procesu nadzoru.

WYJĄTEK

Kopiowanie dokumentów jest niezbędne do celów uzyskania świadectwa kierowcy dla kierowcy spoza UE – wynika to wprost z przepisów art. 32b ust. 5 ustawy o transporcie drogowym. Zgodnie z tym przepisem do celów uzyskania świadectwa należy organowi przesłać kopię dokumentu tożsamości (np. paszportu) oraz prawa jazdy. W tym przypadku kopię wskazanych dokumentów należy sporządzić wyłącznie do tych celów (nie pozostawia się ich w aktach osobowych), zaś przyczyna sporządzenia kopii musi być na piśmie przedstawiona kierowcy. Dokumenty w postaci kopii należy również odpowiednio zabezpieczyć w rozumieniu przepisów RODO.

 KILKA SŁÓW O ODPOWIEDZIALNOŚCI

Panika związana z górną granicą odpowiedzialności, tj. zagrożeniem karą pozbawienia wolności, jest całkowicie nieuzasadniona. Przede wszystkim przepisy karne nie przewidują „z automatu” kary pozbawienia wolności, lecz wprowadzają szereg procedur karnych. Zgodnie z art. 58 ustawy „Kto wytwarza, oferuje, zbywa lub przechowuje w celu zbycia replikę dokumentu publicznego, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2”. Zatem nieuprawnione kopiowanie dokumentów pracowników z doświadczenia życiowego kończyć się będzie potencjalnie grzywną. Stwierdzenie „potencjalnie” jest o tyle na miejscu, iż komentowana ustawa w zakresie prowadzenia ewentualnych kontroli (organów, trybów itp.) jest skrajnie niedopracowana, zatem w chwili obecnej nie sposób określić, kto by miał wszczynać postępowania kontrolne i prowadzić postępowania wykroczeniowe z tytułu naruszenia przez przewoźnika zakazu kopiowania poszczególnych dokumentów.

A JEŚLI JUŻ DOKUMENTY MAM SKOPIOWANE?

Jeżeli w aktach osobowych przechowuje  się kopie dokumentów publicznych w rozumieniu wskazanej ustawy, przydałoby się je „oficjalnie” usunąć. Najlepiej „powyciągać” z akt osobowych kopie dokumentów, przepisać z nich dane istotne do celów prowadzonej działalności, a następnie komisyjnie zniszczyć (np. przy użyciu niszczarki) bądź zwrócić osobie, do której należą skopiowane dokumenty. Wszystkie te procedury należy zaprotokołować (zarówno zniszczenie komisyjne jak i zwrot właścicielowi), zaś odpis protokołu należy umieścić w aktach osobowych jako dokument uzasadniający przyczynę usunięcia dokumentów z akt osobowych w trakcie trwania zatrudnienia.

Prasa zagraniczna opisuje w ostatnim czasie przypadek brytyjskiego kierowcy, który w konsekwencji korzystania z cudzej karty w trakcie przewozu naraził się na dużo gorsze konsekwencje. Charles Dermott Byrne z Bristolu został zatrudniony przez przedsiębiorstwo FB Transport Ltd; w lutym 2017 roku prowadzoną przez niego ciężarówkę zatrzymał angielski urząd kontroli transportu DVSA. Po dokonaniu pobrania danych z tachografu okazało się, że kontrolowany kierowca używał wielokrotnie karty swojego brata Liama ​​Byrne. Kierowca, Charles Byrne przyznał, że zrobił tak w kilku przypadkach; szczegółowa analiza dokumentacji transportowej wykazała, że kierowca użył karty brata w 21 różnych przypadkach między czerwcem 2016 a lutym 2017. W konsekwencji powyższych ustaleń DVSA kierowca przyznał, że używał karty brata w celu ukrycia powtarzających się przypadków naruszania ograniczeń w zakresie czasu jazdy i odpoczynku; ponadto tachograf był przerobiony także do celów fałszowania zapisu. Charles Byrne został dwa miesiące temu skazany za fałszowanie zapisu we wszystkich stwierdzonych przypadkach i posługiwanie się tym zapisem w momencie kontroli DVSA. Kierowca otrzymał wyrok sześć miesięcy pozbawienia wolności bez zawieszenia.

Podobnie zaczynają postępować duńskie organy kontroli drogowej. W lipcu tego roku 53-letni niemiecki kierowca i jego pracodawca w wyniku kontroli drogowej i stwierdzenia podróżowania na karcie osoby trzeciej otrzymali karę pieniężną w wysokości 170 000 koron duńskich (ok. 18 tysięcy Euro), zaś kierowca został dodatkowo skazany na 1- miesięczne pozbawienia wolności bez zawieszenia.

Reasumując często spotykany także u naszych krajowych przewoźników sposób na zaoszczędzenie czasu jazdy i uniknięcie kary pieniężnej jest coraz częściej postrzegane jako pospolite przestępstwo oszustwa, co wiąże się z odpowiedzialnością karną sprawcy, czyli w tym przypadku kierowcy wykonującego przewóz. Ponadto zgodnie z załącznikiem IV do rozporządzenia 1071/2009 stwierdzenie używania przez kierowcę nie swojej karty skutkuje także wszczęciem postępowania w sprawie oceny dobrej reputacji, co w konsekwencji może prowadzić do cofnięcia uprawnień przewozowych.

Źródło: http://www.tidningenproffs.se

Obraz: VDO

Kancelaria CSK od 2010 roku podejmuje działania w celu udowodnienia, że przyjęta przez organy ITD interpretacja zasad rozliczania terminów na odczyt karty i tachografu wg dni kalendarzowych jest błędna i prowadzi do nakładania niesłusznych kar pieniężnych. Zgodnie bowiem z pkt 3 preambuły do rozporządzenia 581/2010 prawodawca unijny wskazał, iż do celów ustalania powyższych terminów przyjmuje się wyłącznie dni zarejestrowanej działalności.  Po 5 latach wymiany argumentów przed WSA oraz NSA ostatecznie koncepcja naszej kancelarii dot. trybu rozliczania terminów poprzez uwzględnianie wyłącznie dni roboczych została uznana za prawidłową zarówno przez WSA jak i NSA co dowodzi, iż tysiące kar nałożonych w ostatnich latach na przewoźników w Polsce było bezzasadnych.

W celu wykazania bezzasadności działania WITD oraz GITD w podobnych sprawach, gdzie terminy rozliczane są wyłącznie jako dni  kalendarzowe a nie dni robocze, należy przywołać rozstrzygnięcie Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Szczecinie z dnia 23 marca 2016 (sygnatura akt: SA/Sz 1493/15). Na stronie 22 wskazanego rozstrzygnięcia Sąd zawarł następujące twierdzenie: „Po pierwsze, w ocenie Sądu, pojęcie „dni zarejestrowanej działalności” należy odnosić do dni zarejestrowanej działalności przez jednostkę transportową i dni zarejestrowanej działalności na karcie kierowcy, gdyż tylko takie rozumienie wynika z pkt 1 tejże preambuły (do rozporządzenia Komisji 581/2010). Wyklucza to jakąkolwiek inną wykładnię, chociażby taką, jak prezentowana niekiedy w orzecznictwie (np. w Wyroku WSA w Kielcach z dnia 9 czerwca 2015 roku, sygn.. akt II SA/Ke 347/15), która nawiązuje do dni zarejestrowanej działalności przedsiębiorcy. Po drugie, w kontekście pkt 3 preambuły do wyżej wskazanego Rozporządzenia Komisji (UE) nr 581/2010 z dnia 1 lipca 2010 roku w pełni zasadny jest zarzut naruszenia zasady pierwszeństwa prawa unijnego nad prawem krajowym. Skład Sądu orzekający w niniejszej sprawie w pełni podziela stanowisko Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Rzeszowie wyrażone w przywołanym w skardze wyroku z dnia 12 maja 2015 roku sygn.. II SA/Rz 1556/14. W tym wyroku Sąd, który badał zgodność z prawem przypisanego stronie naruszenia Lp. 6.3.11 załącznika nr 3 do utd i stwierdził: „rozporządzenie Komisji nie mogło zostać pominięte przez GITD przy ustalaniu okresu, w jakim skarżący miał sczytywać dane z kart kierowców. O obowiązku stosowania się organu do przepisów rozporządzenia Komisji, decydowała treść art. 91 ust. 3 Konstytucji RP oraz związana z tym przepisem zasada obowiązująca organy administracji do przestrzegania pierwszeństwa prawa wspólnotowego wobec prawa krajowego i odmowy stosowania prawa krajowego niezgodnego z prawem wspólnotowym. Strona skarżąca słusznie zwraca uwagę treść art. 2 rozporządzenia Komisji, w myśl którego rozporządzenie to wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w Państwach Członkowskich zgodnie z traktatami. Naruszając zasadę prymatu prawa unijnego nad prawem krajowym GITD pominął, iż dniami zarejestrowanej działalności (pkt 3 preambuły rozporządzenia Komisji) są dni, w których działalność kierowcy powinna być rejestrowana dla potrzeb skutecznej kontroli przestrzegania przez kierowcę i przedsiębiorstwo przepisów dotyczących czasu prowadzenia pojazdów i okresów odpoczynku ustanowionych rozporządzeniem (WE) nr 561/2006. Okresami składającymi się z dni nierejestrowanej działalności są te okresy, gdzie nie można przedsiębiorstwu przypisać ustawowy obowiązek rejestrowania działalności kierowcy, czyli w dniach gdzie kierowca nie prowadzi pojazdu i jednocześnie nie podlega obowiązkowi odpoczynku. Innymi słowy, nie są to wszystkie dni jak przyjął GITD, kierując się wyłącznie przepisami krajowymi. Zdaniem WSA, nie można wymagać od adresata normy ustanawiającej wymóg sczytywania danych rejestrowanych, aby realizował wymóg także za te dni, w których obowiązek rejestracji danych nie istniał (…). Podkreślenia wymaga, że wyżej cytowane stanowisko znalazło pełna aprobatę w dotyczącym innej sprawy wyroku NSA z dnia 3 listopada 2015 roku sygn.. akt II GSK 2396/14. Nie ulega też wątpliwości, że taka sama argumentacja jak przywołana w cytowanym wyżej wyroku WSA w Rzeszowie, odnosi się do rozumienia obowiązku pobierania danych z tachografów cyfrowych pojazdów, jako do dni zarejestrowanej działalności tychże pojazdów.

Biorąc pod uwagę coraz mniejszy szacunek Organów Państwa do orzecznictwa sądowo -administracyjnego należy mieć na uwadze, iż organy inspekcji w dalszym ciągu będą nakładać kary za naruszenie obowiązku odczytu karty bądź pamięci tachografu wg rozliczenia na zasadach dni kalendarzowych. Jednakże powyższe orzeczenie daje nadzieję, iż każda taka niesłusznie nałożona kara będzie uchylona na etapie postępowania sądowego.