Rozliczanie czasu pracy

Usługa polega na przygotowaniu kompleksowych dokumentów niezbędnych w codziennej działalności firmy transportowej, w ponadto podlegającej kontroli Inspekcji Transportu Drogowego oraz Państwowej Inspekcji Pracy. Standardowa dokumentacja przygotowywana dla przewoźników wygląda następująco:

1. RAPORT ZBIORCZY (pobierz) – analiza działalności przedsiębiorstwa w rozliczanym okresie; zawiera kompleksową ocenę naruszeń popełnionych przez kierowców, analizę odpowiedzialności, wskazuje na obowiązki związane z archiwizacją (odczytem) danych z tachografu cyfrowego i karty kierowcy (S*),

2. EWIDENCJA CZASU PRACY (pobierz) – zawiera kompleksowe rozliczenie aktywności kierowcy w okresie rozliczeniowym; określa ilość przepracowanego czasu pracy, nadgodzin, godzin nocnych, dyżurów i przestoju (S).

3. INSTRUKCJA DLA KSIĘGOWOŚCI (pobierz) – ponieważ wiele biur księgowych ma kłopot ze szczegółowym rozliczeniem należności przysługujących kierowcy na podstawie ewidencji czasu pracy, CSK przygotowało szczegółową instrukcję określającą w jaki sposób czytać ewidencję (S).

4. RAPORT KONTROLNY (pobierz) – zawiera szczegółową analizę aktywności kierowcy w okresie kontrolnym i wskazuje na ewentualne naruszenia popełnione w trakcie realizowania przewozów drogowych w aspekcie rozporządzenia 561/2006 (S),

5. RAPORT NIEPRZYPISANYCH OKRESÓW (pobierz) – zawiera szczegółową informację na temat okresów jazdy bez karty, które muszą być w inny sposób udokumentowane w razie kontroli (S).

6. PODSUMOWANIE DELEGACJI (pobierz) – zbiorczy wykaz i rozliczenie kosztów podróży służbowych zrealizowanych w analizowanym okresie (S).

7. ROZLICZENIE PODRÓŻY SŁUŻBOWEJ (pobierz) – analiza i rozliczenie pojedynczej podróży służbowej analizowanego kierowcy (S).

8. WEZWANIE DLA PRACOWNIKA (pobierz) – jeżeli w toku analizy zostaną zlokalizowane naruszenia, które wynikają z nieprawidłowo zrealizowanych zleceń przez kierowcę, przedsiębiorca powinien wezwać pracownika do złożenia wyczerpujących wyjaśnień odnośnie okoliczności związanych z naruszeniem (S).

9. WYJAŚNIENIA KIEROWCY (pobierz) – jeżeli w toku realizowania przewozu kierowca omyłkowo zarejestruje nieprawidłowy okres aktywności (błędnie ustawi tachograf), dokument ten pozwoli na jednoznacznie określenie rodzaju aktywności w ściśle wskazanym okresie (S).

10. ROZLICZENIE WYNAGRODZENIA (pobierz) – jeżeli przedsiębiorstwo ma kłopot z rozliczeniem wynagrodzenia netto, przygotowujemy całe rozliczenie karty wynagrodzeń łącznie z wyliczeniem składek na ubezpieczenie społeczne (O).

*S – usługa standardowa,
*O – usługa poza pakietem podstawowym (opcja płatna dodatkowo)

PO CO TO ROBIMY ?

Zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady nr 561/2006 podmiot realizujący przewozy jest zobowiązany do bieżącego kontrolowania sposobu wykonywania zadań służbowych swoich kierowców, przeciwdziałania nadużyciom i naruszeniom, odpowiedniego dyscyplinowania osób naruszających normy i ogólnie organizowania przewozów tak, aby były przestrzegane przepisy prawa. Ponadto w myśl ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 roku oraz Dyrektywy 2002/15/WE, przedsiębiorca realizujący przewóz drogowy jest zobowiązany do właściwej organizacji czasu pracy oraz rzetelnego i szczegółowego ewidencjonowania aktywności kierowcy, tj. jego czasu pracy, dyżuru przestoju itp, przede wszystkim do celów właściwego wyliczania wynagrodzeń.
Realizacja powyższych wytycznych nie jest możliwa bez bieżącego nadzoru i szczegółowych rozliczeń kierowców wykonujących transport drogowy. CSK od lat zajmuje się między innymi na zasadzie outsource’ingu rozliczaniem okresów aktywności i przekazywaniem bieżących raportów z działań kierowców. W szczególności usługa nasza w tym zakresie realizowana jest następująco:

• Ustalane są czasookresy odczytu danych i przekazywania wykresówek,
• korzystając z systemu rozliczeń czasu pracy kierowców ustalany jest wstępny raport pracy kierowcy z wykazem naruszeń popełnionych w analizowanym okresie,
• każde wykazane naruszenie jest poddawane ponownej analizie w celu określenia przyczyn powstania błędu w pracy kierowcy,
• następnie przedsiębiorstwo Zleceniodawcy informowane jest o ewentualnych problemie (problemach), przekazywane są odpowiednie formularze dla kierowców, w celu wyjaśnienia przyczyn powstania określonych naruszeń,
• dokonywana jest analiza, czy do naruszeń doszło z przyczyn leżących po stronie przewoźnika i kierowcy, a następnie podaje się możliwe rozwiązania.
• Na podstawie otrzymanych okresów aktywności sporządza się (na życzenie) zaświadczenia o nieprowadzeniu pojazdów, przydatne w razie ewentualnej kontroli.
• Na życzenie przekazywana jest również ewidencja czasu pracy (zgodna z wymaganiami Kodeksu pracy) w celu analizy zgodności realizowanych wynagrodzeń z faktycznymi okresami aktywności kierowców.

W oparciu o art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców oraz do celów nadzoru nad respektowaniem przez kierowców przepisów rozporządzenia 3821/85/WE pracodawca powinien prowadzić kartę ewidencji czasu pracy. Ewidencję prowadzi się na podstawie:

1. zapisów na wykresówkach;
2. wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
3. plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego;
4. innych dokumentów potwierdzających czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności;

Ewidencja czasu pracy umożliwia prawidłowe określenie wszelkich składników wynagrodzenia, a w szczególności nadgodzin, godzin nocnych, świątecznych, dyżurów i przestojów. Rozliczając przedsiębiorstwa proponujemy rozwiązania obniżające koszty pracy, poprzez lokalizowanie i eliminowanie nadużyć ze strony kierowców, polegających na zawyżaniu rejestrowanego przy pomocy tachografu czasu pracy. Ponadto zgodnie z przepisami działu 4b ustawy o czasie pracy kierowców, kierowca pracujący na samozatrudnieniu powinien posiadać sprawozdania umożliwiające stwierdzenie, że przestrzega tygodniowej normy czasu pracy wynoszącej 48 godzin.

Przedsiębiorca transportowy otrzymuje także od CSK szczegółowe raporty określające rodzaj, czas, charakter i skalę naruszeń, których dopuszczają się kierowcy w realizowanych zadaniach przewozowych.

Po stwierdzeniu naruszeń CSK przygotowuje dokumentację dla przedsiębiorstwa mająca na celu ochronę przed odpowiedzialnością finansową za błędy kierowcy. Jednocześnie przedstawia zalecenia dla uniknięcia podobnych zdarzeń w przyszłości. Głównym założeniem jest tu minimalizowanie ryzyka otrzymania wysokiej kary finansowej od organów dokonujących kontroli na terenie Unii Europejskiej.

Priorytetem CSK jest ochrona interesów prawnych naszego klienta – przede wszystkim maksymalne obniżenie ryzyka kar pieniężnych w wyniku kontroli drogowych czy w siedzibie przedsiębiorstwa, a także zabezpieczenie przed roszczeniami pracowników, w szczególności kierowców. Pomoc prawna uwzględnia normy UE, jak również przepisy wewnętrzne obowiązujące w Państwie członkowskim, w którym Nasz klient prowadzi działalność gospodarczą.

Świadczymy bieżącą pomoc doradczą. Nasi klienci mogą kontaktować się z nami telefonicznie (w języku angielskim) w związku z koniecznymi poradami prawnymi czy technicznymi 7 dni w tygodniu. W wyjątkowych sytuacjach (kontrola drogowa, wypadek) doradztwo udzielane jest również w godzinach nocnych. Umowy pomiędzy CSK a przewoźnikiem jasno określają zasady współpracy – żadnych ukrytych opłat czy warunków współpracy.