Wpis manualny czy zaświadczenie? – dokumentowanie aktywności kierowcy

Po niemal 10 latach od wprowadzenia pierwszego wzoru zaświadczenia o działalności (zwanego również zaświadczeniem o nieprowadzeniu pojazdu) w dalszym ciągu wielu kierowców i przewoźników nieprawidłowo dokumentuje swoje aktywności, wskutek czego w wyniku kontroli drogowych nakładane są wysokie kary pieniężne. Głównym problemem jest konieczność ustalenia, jakie okresy mogą być dokumentowane poprzez tzw. wpis manualny, dokonywany w momencie logowania karty kierowcy do tachografu, a jakie muszą być udokumentowane poprzez zaświadczenie o nieprowadzeniu pojazdu.

Przede wszystkim należy pamiętać, że zgodnie z art. 36 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 kierowca ma obowiązek udokumentować swoje aktywności za dzień bieżący oraz ostatnie 28 dni kalendarzowe. Okres ten powinien być udokumentowany w sposób maksymalnie kompletny, tj. poprzez zarejestrowanie okresów pracy jak i okresów przeznaczonych na odpoczynek. Obowiązek zarejestrowania zarówno wszystkich okresów pracy jak i odpoczynków (przerw, odpoczynków dziennych i tygodniowych) wynika wprost z art. 34 rozporządzenia 165/2014.

Z kolei zgodnie z art. 34 ust. 3 rozporządzenia jesli kierowca oddala się od pojazdu wyposażonego w tachograf cyfrowy, to okresy innej pracy, pozostawania w dyspozycji czy przerw i odpoczynków należy obowiązkowo wprowadzić do pamięci tachografu przy użyciu wpisu manualnego. Organ kontroli drogowej nie ma prawa żądać jakichkolwiek innych dokumentów (prócz wpisu manualnego) związanych z wykorzystaniem odpoczynku dziennego lub tygodniowego. Jak bowiem wynika z treści komentowanego przepisu „Państwa członkowskie nie nakładają na kierowców obowiązku przedkładania formularzy potwierdzających ich czynności w trakcie oddalenia się od pojazdu”. Czy to oznacza, że kierowca ma możliwość udokumentowania wszystkich okresów wolnych od pracy (oraz innych okresów aktywności) przy użyciu wpisu manualnego? Tutaj interpretacja większości służb kontrolnych w UE odnośnie przepisów nakładających obowiązek dokumentowania czasu pracy kierowców prowadzi do konkluzji, że zaświadczenia o działalności („urlopówki”) są w dalszym ciągu wymagane, a ich niestosowanie jest sankcjonowane karami pieniężnymi.

Kiedy zatem należy stosować wpis manualny, a kiedy zaświadczenie? – algorytm ustalania własciwego sposobu dokumentowania jest dość prosty:
1. poprzez wpis manualny dokumentuje się wszystkie okresy aktywności przewidziane rozporządzeniem 561/2006 – tj. okresy innej pracy, pozostawania w dyspozycji, odpoczynku dziennego bądź odpoczynku tygodniowego (UWAGA! Jeżeli kierowca korzysta z okresu wolnego od pracy, który nie jest jednocześnie wymaganym okresem odpoczynku dziennego bądź tygodniowego, taki okres nie może być udokumentowany tylko poprzez wpis manualny) Poprzez wpis manualny dokumentuje się także okresy innej pracy , przerw bądź dyspozycji, niezarejestrowane w sposób automatyczny, powstałe w dniu, w którym kierowca prowadził także pojazd wyposażony w tachograf cyfrowy lub analogowy.
2. poprzez zaświadczenie o działalności dokumentuje się wszystkie okresy wolne od pracy niebędące jednocześnie odpoczynkiem dziennym bądź tygodniowym (których wykorzystanie nie było konieczne ze względu na obowiązki zawarte w przepisach rozporządzenia 561/2006), tj. okresy urlopów wypoczynkowych, bezpłatnych, okresy zwolnienia chorobowego itp. Ponadto zaświadczeniem należy udokumentować całodniowe okresy dyspozycji i innej pracy (np. wykonywanie przewozów wyłączonych z obowiązku stosowania tachografu na podstawie art. 3 rozporządzenia 561/2006, całodniowa praca na magazynie itp).

Dokumentowanie zaświadczeniem o działalności krótkich przerw w rejestracji, związanych np. z krótkotrwałym opuszczeniem pojazdu, bądź z wyjęciem karty do celów odczytu przy użyciu zewnętrznego czytnika, w aspekcie przepisów art. 34 ust. 3 rozporządzenia 165/2014 jest niemożliwe i niedozwolone.

Ponadto wątplwiości budzi kwestia kompatybilności okresów dokumentowanych zaświadczeniem oraz poprzez zapis na karcie. Przykładowo czy błędem jest wystawienie kierowcy zaświadczenia o okresie wolnym do godziny 7:00 w poniedziałek, a następnie zarejestrowanie danych na karcie od godziny 7:20? Z pewnością następuje w tym przypadku brak udokumentowania aktywności pomiędzy godziną 7:00 a 7:20 i to może stanowić już podstawę do nałożenia kary, jednak jest to kwestia indywidualnego podejścia kontrolującego. Generalnie należy przyjąć zasadę, że okres ostatnich 28 dni musi być udokumentowany w sposób nieprzerwany.

Należy także przypomnieć, że zaświadczenie o działalności należy wypełniać wyłącznie na drukach zgodnych ze wzorem zawartym w Decyzji Komisji z dnia 14 grudnia 2009 r. zmieniającej decyzję 2007/230/WE w sprawie formularza dotyczącego przepisów socjalnych odnoszących się do działalności w transporcie drogowym (notyfikowana jako dokument nr C(2009) 9895). Zaświadczenie wypełnia się wyłącznie maszynowo lub na komputerze – wyłącznie podpisy mają formę odręczną.

W przypadku, gdy kierowca otrzymuje od swojego przełożonego zaświadczenie działalności niepokrywające w całości okres wolny od pracy, brakującą część aktywności kierowca wprowadza obowiązkowo poprzez wpis manualny do pamięci tachografu. Praktyczna procedura dokumentowania aktywności powinna wyglądać następująco:

1. Okres wolny od pracy: godz. 18:43 piątek 7 lipca 2017 – godz. 9:25 dnia w poniedziałek 17 lipca 2017;
2. Przedsiębiorca wystawia Zaświadczenie działalności na okres: 19:00 / 7.07.2017 – 9:00 / 17.07.2017
3. Kierowca podczas logowania uzupełnia wpisem manualnym następujące okresy: 18:43 – 19:00 / 7.07.2017 (czas pomiędzy wyjęciem karty a rozpoczęciem ważności zaświadczenia) oraz 9:00 – 9:25 dnia 17.07.2017 (czas pomiędzy końcem ważności zaświadczenia a rzeczywistym zalogowaniem karty).

Dokumentowanie okresów aktywności przy uwzględnieniu wszystkich 3 punktów powyżej można dopiero uznać za wypełnienie obowiązku kompletnego zarejestrowania aktywności w rozumieniu art. 34 rozporządzenia 165/2014.

Należy także przypomnieć, iż zgodnie z art. 31 ustawy o czasie pracy kierowców zaświadczenie o działalności okazywane jest wyłącznie do kontroli w trakcie przewozu drogowego, tj. nie ma obowiązku archiwizacji tych dokumentów w siedzibie przedsiębiorstwa. Potencjalne żądanie okazania wydanych zaświadczeń w trakcie kontroli w siedzibie przedsiębiorstwa (ITD, PIP) jest pozbawione podstawy prawnej. Nieokazanie tych dokumentów na żądanie kontrolującego nie rodzi wówczas jakichkolwiek negatywnych skutków prawnych.